Жұмыс беруші ретінде қызметкерлеріңіздің деректерін дұрыс сақтау маңызды. Бұл ретте сіз қызметкерлердің жеке деректерінің кадрлық есебін жүргізуге міндеттісіз. Мұндай деректерді сақтау кезінде Құпиялылық туралы акті Деректерді қорғаудың жалпы ережесі (AVG) және Іске асыру актісі Деректерді қорғаудың жалпы ережесі (UAVG) ескерілуі керек. AVG жеке деректерді өңдеуге байланысты жұмыс берушіге міндеттер жүктейді. Осы бақылау тізімі арқылы сіз өзіңіздің кадрлық файлдарыңыздың талаптарға сәйкес келетінін білесіз.
- Персонал файлында қандай деректер өңделуі мүмкін?
Қадағаланатын негізгі ереже - бұл кадрлық істің мақсатына қажетті мәліметтерді ғана қамтуы мүмкін: қызметкермен еңбек шартының дұрыс орындалуы.
Кез келген жағдайда «қарапайым» жеке деректер сақталады, мысалы:
- Аты;
- Мекен-жайы;
- Туған жылы;
- Паспорттың/жеке куәліктің көшірмесі;
- BSN нөмірі
- Қол қойылған еңбек шарты, оның ішінде еңбек шарттары мен қосымшалары;
- Бағалау есептері сияқты қызметкерлердің өнімділігі мен дамуы туралы деректер.
Жұмыс берушілер жұмыс берушінің жеке жазбалары, жұмысқа келмеу туралы жазбалар, шағымдар, ескертулер, сұхбат жазбалары және т.б. сияқты басқа деректерді қамту үшін кадрлық файлды кеңейтуді таңдай алады.
Жұмыс беруші ретінде заңды сақтау мерзімдеріне қатысты дұрыстық пен дәлдікке қол жеткізу үшін бұл деректерді жүйелі түрде жаңартып отыру маңызды.
- «Қарапайым» жеке деректер кадр ісінде қашан өңделуі мүмкін?
Жұмыс беруші персонал файлында қашан және қандай «қарапайым» жеке деректер сақталуы мүмкін екенін ескеруі керек. AVG-тің 6-бабына сәйкес жұмыс берушілер 6 себеп бойынша жеке деректердің жеке деректерін жеке файлда сақтай алады. Бұл себептерге мыналар жатады:
- Қызметкер өңдеуге келісім берді;
- Қызметкер (еңбек) шартын ресімдеу үшін өңдеу қажет;
- Өңдеу жұмыс берушіге жүктелген заңды міндеттеме (мысалы, салықтар мен жарналарды төлеу) себебінен қажет;
- Өңдеу қызметкердің немесе басқа жеке тұлғаның өмірлік маңызды мүдделерін қорғау үшін қажет (мысалы, өткір қауіп төніп тұрған кезде, бірақ қызметкер келісім беруге ақыл-ойы қабілетсіз болса);
- Өңдеу қоғамдық мүдде/қоғамдық тәртіп үшін қажет;
- Өңдеу жұмыс берушінің немесе үшінші тұлғаның заңды мүдделерін қанағаттандыру үшін қажет (қызметкердің мүдделері жұмыс берушінің заңды мүдделерінен асып түсетін жағдайларды қоспағанда).
- Кадрлық файлда қандай деректерді өңдеуге болмайды?
Файлға енгізілген «қалыпты» деректерден басқа, (әдетте) қосылмауы тиіс деректер де бар, себебі олар табиғатта ерекше сезімтал. Бұл «арнайы» деректер және мыналарды қамтиды:
- Сенімдер;
- Жыныстық бағдарлау;
- Нәсіл немесе этникалық;
- Медициналық деректер (соның ішінде қызметкер өз еркімен берген кезде).
"Арнайы" деректер AVG астында 10 ерекше жағдайда ғана сақталуы мүмкін. Негізгі 3 ерекшелік келесідей:
- Қызметкер өңдеуге нақты келісім берді;
- Сіз қызметкердің өзі мақсатты түрде ашқан жеке деректерді өңдейсіз;
- Өңдеу басты қоғамдық мүдде үшін қажет (оны шақыру үшін голландиялық заңды негіз қажет).
- Кадрлық файлдарды қорғау шаралары
Кадр ісімен кімге танысуға рұқсат етіледі?
Персонал файлын жұмысты орындау үшін рұқсаты қажет адамдар ғана көре алады. Бұл тұлғаларға, мысалы, жұмыс беруші мен кадр бөлімінің қызметкерлері жатады. Қызметкердің өзі де өзінің жеке ісімен танысуға және дұрыс емес мәліметтерді өзгертуге құқылы.
Файлға қойылатын қауіпсіздік талаптары
Бұдан басқа, AVG персонал файлдарын сандық немесе қағаз түрінде сақтауға талаптар қоятынын ескеру маңызды. Жұмыс беруші ретінде сіз қызметкерлердің жеке өміріне қол сұғылмаушылықты қорғау шараларын қабылдауға міндеттісіз. Сондықтан файл киберқылмыстан, рұқсатсыз кіруден, өзгертуден немесе жоюдан қорғалуы керек.
- Қызметкерлер файлын сақтау мерзімі
AVG жеке деректердің шектеулі мерзімге сақталуы мүмкін екенін айтады. Кейбір деректер заңмен белгіленген сақтау мерзіміне жатады. Басқа деректер үшін жұмыс беруші деректердің дұрыстығын өшіру немесе мерзімді тексеру үшін уақыт шектеулерін белгілеуге міндетті. AVG дұрыс емес деректердің файлда сақталуын қамтамасыз ету үшін ақылға қонымды шаралар қабылдау керектігін айтады.
Қызметкерлер файлдарын сақтау мерзімдері туралы көбірек білгіңіз келе ме? Содан кейін біздің блогты оқыңыз қызметкерлердің құжаттарын сақтау мерзімдері.
Сіздің кадрлық құжатыңыз жоғарыда аталған талаптарға сай ма? Сонда оның AVG үйлесімді болуы ықтимал.
Осы блогты оқығаннан кейін сізде әлі де кадрлық файл немесе AVG туралы сұрақтарыңыз болса, бізге хабарласыңыз. Біздің жұмыс істейтін заңгерлер Сізге көмектесуге қуанышты болады!