Жұмыс берушілер уақыт өте келе өз қызметкерлері туралы көптеген деректерді өңдейді. Бұл деректердің барлығы кадрлық файлда сақталады. Бұл файлда маңызды жеке деректер бар және осы себепті оны қауіпсіз және дұрыс орындау маңызды. Жұмыс берушілерге бұл деректерді қанша уақыт сақтауға рұқсат етіледі (немесе кейбір жағдайларда талап етіледі)? Бұл блогта сіз кадрлық істердің заңды сақтау мерзімі және онымен қалай күресу керектігі туралы толығырақ оқи аласыз.
Кадрлық файл дегеніміз не?
Жоғарыда айтылғандай, жұмыс беруші өз қызметкерлерінің кадрлық деректерімен жиі айналысады. Бұл деректер дұрыс сақталуы керек, содан кейін жойылуы керек. Бұл кадрлық файл арқылы жүзеге асырылады. Бұған қызметкерлердің аты-жөні мен мекенжайы, еңбек келісім-шарттары, жұмыс нәтижелері туралы есептер және т.б. кіреді. Бұл деректер AVG ережелеріне сәйкес талаптарға сай болуы керек және белгілі бір уақыт аралығында сақталуы керек.
(Егер сіз өзіңіздің кадрлық файлыңыздың AVG талаптарына сәйкес келетінін білгіңіз келсе, AVG персоналды файлының тексеру тізімін қараңыз. Мұнда)
Қызметкерлер туралы мәліметтерді сақтау
AVG жеке деректер үшін арнайы сақтау мерзімдерін бермейді. Кадр ісін сақтау мерзіміне нақты жауап жоқ, өйткені ол әртүрлі типтегі (жеке) деректерден тұрады. Деректердің әр санаты үшін әртүрлі сақтау мерзімі қолданылады. Сондай-ақ, бұл адамның әлі де қызметкер болып табылатындығына немесе жұмыстан кеткеніне әсер етеді.
Сақтау мерзімдерінің категориялары
Жоғарыда айтылғандай, персонал ісінде жеке деректерді сақтауға байланысты әртүрлі сақтау мерзімдері бар. Қарастырылатын екі критерий бар, атап айтқанда, қызметкер әлі де жұмыс істейді ме, әлде жұмыстан кетті ме. Төменде белгілі бір деректердің жойылуы, дәлірек айтсақ сақталуы керектігі көрсетілген.
Ағымдағы кадрлық файл
Әлі де жұмыс істейтін қызметкердің ағымдағы кадрлық ісінде қамтылған деректер үшін тұрақты сақтау мерзімдері белгіленбеген. AVG тек жұмыс берушілерге персонал файлдарын «жаңартылған» сақтау міндетін жүктейді. Бұл жұмыс берушінің өзі кадрлық істерді кезеңді түрде қарау және ескірген деректерді жою мерзімін белгілеуге міндетті екенін білдіреді.
Өтінім туралы мәліметтер
Жұмысқа қабылданбаған өтініш берушіге қатысты өтініш деректері өтініш беру процедурасы аяқталғаннан кейін ең көбі 4 апта ішінде жойылуы керек. Мотивация немесе өтініш хаты, түйіндеме, мінез-құлық туралы мәлімдеме, өтініш берушімен хат алмасу сияқты деректер осы санатқа жатады. Өтініш берушінің келісімімен деректерді шамамен 1 жыл сақтауға болады.
Реинтеграция процесі
Қызметкер реинтеграция процесін аяқтап, жұмысына қайта оралғанда, реинтеграция аяқталғаннан кейін 2 жыл ең көп сақтау мерзімі қолданылады. Жұмыс беруші өзін-өзі сақтандырушы болса, бұған ерекше жағдай бар. Бұл жағдайда 5 жыл сақтау мерзімі қолданылады.
Жұмыс аяқталғаннан кейін ең көбі 2 жыл
Қызметкер жұмыстан кеткеннен кейін кадр ісіндегі (жеке) деректердің негізгі бөлігі 2 жылға дейінгі сақтау мерзіміне жатады.
Бұл санатқа мыналар кіреді:
- Еңбек шарты және оларға өзгертулер енгізу;
- Жұмыстан шығуға байланысты хат-хабарлар;
- Бағалау және өнімділікті тексеру туралы есептер;
- Жоғарылатуға/төмендетуге байланысты хат алмасу;
- UWV және компания дәрігерінен ауру туралы хат алмасу;
- Дарбазаны жақсарту туралы заңға қатысты есептер;
- Өндірістік кеңеске мүшелік туралы келісімдер;
- Сертификат көшірмесі.
Жұмыс аяқталғаннан кейін кемінде 5 жыл
Кейбір персоналды файл деректері 5 жылдық сақтау мерзіміне жатады. Сондықтан жұмыс беруші бұл деректерді қызметкер жұмыстан кеткеннен кейін 5 жыл бойы сақтауға міндетті. Бұл келесі деректер:
- Жалақы бойынша салық есебі;
- Қызметкердің жеке басын куәландыратын құжаттың көшірмесі;
- Этникалық және шығу тегі туралы деректер;
- Жалақы салықтарына қатысты деректер.
Сондықтан бұл деректер, тіпті егер олар кадр ісіндегі жаңа мәлімдемелермен ауыстырылса да, кемінде бес жыл сақталуы тиіс.
Жұмыс аяқталғаннан кейін кемінде 7 жыл
Әрі қарай, жұмыс берушіде «салықты сақтау міндеттемесі» бар. Бұл жұмыс берушіні барлық негізгі құжаттарды 7 жыл бойы сақтауға міндеттейді. Сонымен, бұған негізгі деректер, еңбекақы төлемдері, жалақы туралы жазбалар және жалақы келісімдері кіреді.
Сақтау мерзімі бітті ме?
Кадрлық файлдағы деректерді сақтаудың максималды мерзімі аяқталғанда, жұмыс беруші деректерді бұдан былай пайдалана алмайды. Содан кейін бұл деректер жойылуы керек.
Ең аз сақтау мерзімі аяқталған кезде жұмыс беруші мүмкін бұл деректерді жойыңыз. Ерекшелік ең аз сақтау мерзімі аяқталғанда және қызметкер деректерді жоюды сұрағанда қолданылады.
Қызметкерлер файлын сақтау мерзімдері немесе басқа деректер үшін сақтау мерзімдері туралы сұрақтарыңыз бар ма? Олай болса, бізге хабарласыңыз. Біздің жұмыс істейтін заңгерлер Сізге көмектесуге қуанышты болады!